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Pleo Erfahrungen | Schluss mit Spesenabrechnungen & Papierkram?

Pleo bietet eine praktische, übersichtliche und einfach zu handhabende Zahlungsmöglichkeit für Unternehmen an, die die Möglichkeit bietet Mitarbeiter mit Zahlungskarten auszustatten, um im Auftrag des Unternehmens Produkte einzukaufen, Reisekosten oder Spesen zu bezahlen.

Darüber hinaus ermöglicht Pleo einen optimalen Überblick über die Unternehmensausgaben und lässt sich direkt mit den meisten Buchhaltungssystemen verbinden.

Das dänische Fintech Pleo wurde im Jahr 2015 gegründet und hat jeweils einen Sitz in Kopenhagen und in London, dazu ganz neu einen Standort in Berlin. Hinter Pleo stecken starke Investoren wie etwa Kinnevik (Zalando, Home 24, Westwing etc.), Creandum (Spotify, Edgeware etc.) und Founders A/S.

In den nordischen Ländern ist Pleo bereits sehr bekannt und gilt als einer der größten Anbieter von Firmenkarten. Nun möchte das Unternehmen auch den deutschen Markt erobern. Ziel von Pleo war es bis zum Ende des Jahres 2019 mindestens 1000 deutsche Unternehmen als neue Kunden zu gewinnen. Daher hat Pleo seit November 2019 in Berlin einen neuen Standort. Dort kümmern sich nun 5 Mitarbeiter ausschließlich um den deutschen Markt.

Pleo ist eine Komplettlösung für Unternehmensausgaben, die Abrechnungen automatisiert und Buchhaltung vereinfacht. Dabei stehen neben dem Pro Konto auch einige weitere interessante Kontenmodelle zur Verfügung.

Unsere Empfehlung: Die drei Kontotypen von Pleo

Das Wichtigste in Kürze

Beim Pleo Konto handelt es sich nicht um ein Geschäftskonto im eigentlichen Sinn. Stattdessen wird das Pleo Konto, ähnlich wie ein Unterkonto, vom bestehenden Geschäftskonto aus bedient, damit die Pleo Karten genutzt werden können.

Die Pleo Mitarbeiterkarten sind das zentrale Element der Pleo Zahlungslösung für Unternehmen. Es handelt sich dabei um Prepaid Karten, die ganz nach Bedarf gefüllt werden können, um einzelne Mitarbeiter bedarfsgerecht damit auszustatten.

Das Pleo Zahlungssystem ermöglicht darüber hinaus einen optimalen Überblick über die Unternehmensausgaben, eine Kategorisierung der Ausgaben sowie die Integration in das geschäftseigene Buchhaltungssystem.

Das Pleo Zahlungssystem gibt es in den drei Varianten Essential, Pro und Premium. Es kann so optimal auf die Unternehmensgröße und die individuellen Unternehmensbedürfnisse abgestimmt werden.

Pleo - Unternehmensausgaben vereinfachen
  • Mehr Kontrolle über alle Ausgaben
  • Smarte Firmenkarten & digitale Verwaltung
  • Reduziert Papierkram & Buchhaltungsaufwand
Zu Pleo

So funktioniert Pleo und die Debitkarten

Pleo bietet eine komplette Lösung, mit der du deine Unternehmensausgaben immer im Blick halten und Mitarbeiter mit Debitkarten ausstatten kannst. Mit Pleo werden zudem deine Geschäftsausgaben automatisiert und die Buchhaltung wesentlich vereinfacht.

Um Pleo zu nutzen, kannst du dein bisheriges Geschäftskonto weiterhin verwenden. Für alle Mitarbeiter, die Firmenausgaben tätigen sollen, kannst du virtuelle oder physische Firmenkarten erstellen und für jeden Mitarbeiter in benötigter Höhe limitieren.

Bereits während deine Mitarbeiter mit der Firmenkarte bezahlen, werden die Ausgaben automatisch über die Pleo App kategorisiert. Alle Firmenausgaben kannst du mit Pleo in Echtzeit im Blick behalten.

Um die Buchhaltung zu vereinfachen kannst du zudem Pleo direkt mit deiner Buchhaltungssoftware synchronisieren.

Jede Prepaid Firmenkarte kannst du bis zum festgelegten Limit jederzeit direkt über ein bestehendes Geschäftskonto per Überweisung aufladen.

Für wen ist Pleo geeignet?

Das Pleo-Angebot ist für viele Firmen äußerst interessant. Grundsätzlich eignet sich das Firmenkartensystem für alle Unternehmen, bei denen Mitarbeiter auf Firmengelder zurückgreifen sollen.

So können Mitarbeiter mit der Pleo Firmenkarte im Auftrag des Unternehmens Produkte kaufen, aber auch direkt vor Ort ihre Reisekosten mit der Firmenkarte begleichen.

Unter Umständen kann das Pleo Zahlsystem auch für kleine Unternehmen interessant sein, denn die automatischen Kategorisierung aller Ausgaben und die einfache Anbindung direkt an das Buchhaltungssystem vereinfachen die Arbeit und sind auch kostensparend, wenn nur der Geschäftsführer eine Firmenkarte nutzt.

Das Pleo Zahlsystem im Detail

Das Pleo Kartensystem beinhaltet weitaus mehr, als die Prepaid Firmenkarten. Es bietet viele Vorteile, indem es die Arbeit erleichtert, zeitsparend und damit kostensparend für dich arbeitet und dir jederzeit einen Überblick über die Finanzen deines Unternehmens bietet.

Pleo Zahlsystem
Quelle: pleo.io

Die Vorteile von Pleo

Mit den Pleo Prepaid Firmenkarten kannst du alle Mitarbeiter ausstatten, die Zugriff auf Firmengelder benötigen. Für jeden Mitarbeiter kannst du ein individuelles Limit setzten, sodass du die Ausgaben, die deine Mitarbeiter tätigen stets im Blick hast.

Du kannst die Firmenkarten jederzeit einfach und völlig unkompliziert per Überweisung von deinem bestehenden Geschäftskonto aufladen.

Bereits während des Bezahlens mit der Firmenkarte werden die Ausgaben automatisch über die Pleo App kategorisiert. Dazu ist die Karte mit einer speziellen Software und einer mobilen App verknüpft. Das erleichtert die Arbeit und spart Zeit und die damit verbundenen Kosten.

Pleo lässt sich einfach mit deinem Buchhaltungssystem synchronisieren. Da Pleo den deutschen Markt ebenso wie zuvor den nordeuropäischen Markt mit seinem Zahlsystem erobern möchte, bietet Pleo speziell für deutsche Unternehmen eine Schnittstelle mit Datev. Daher kannst du nahezu jedes gebräuchliche Buchhaltungssystem direkt mit Pleo kombinieren.

Die Nachteile von Pleo

Laut einer Sprecherin von Pleo ist es nicht Ziel des Start-ups Managern und Buchhaltern mehr Kontrolle über die Mitarbeiter zu verschaffen, sondern den Mitarbeitern mehr Selbstständigkeit zu ermöglichen.

Ob dieses Konzept in allen Unternehmen auf Anklang stößt, lässt sich derzeit noch nicht sagen, denn Pleo steht erst am Anfang seiner Geschäftstätigkeit in Deutschland. Wer es daher völlig ablehnt, dass Mitarbeiter mithilfe einer Firmenkarte auf Firmengelder zurückgreifen können, wird das Pleo Zahlsystem womöglich für sein Unternehmen nicht in Betracht ziehen und mag in den Mitarbeiterkarten einen Nachteil sehen.

Dennoch sind wir uns sicher, dass die meisten Unternehmen in Pleo eine erheblich Vereinfachung ihre Finanzabläufe sehen.

Essential Pro Premium
Debitkarten online Pleo White Card Pleo Pink Card Pleo Black Card
Belegerfassung aus dem Gmail Konto aus dem Gmail Konto aus dem Gmail Konto
Support 100% menschlich, sehr schnell 100% menschlich, sehr schnell 100% menschlich, sehr schnell
Einrichtung deines Kontos Hilfe von einen Account Manager
Zugang für Buchhalter Ja Ja
Versicherungen Reiseversicherung auf Wunsch
Zugang zu Neuerungen  Ja ja
Kosten/Monat 6 Euro 10 Euro Preis auf Anfrage
Zum Anbieter Zum Anbieter Zum Anbieter

Kosten und Gebühren

Das Pleo Zahlsystem gibt es in den drei Varianten Essential, Pro und Premium. Damit kannst du Pleo optimal auf die Größe und die Bedürfnisse deines Unternehmens abstimmen. Eine kostenlose Version von Pleo gibt es nicht. Dafür kannst du Pleo einen Monat lang kostenlos testen.

Pleo Essential ist die Grundvariante und eignet sich für kleine Unternehmen. Es kostet pro Nutzer im Monat 6 Euro.

Für mittelständische Unternehmen oder Unternehmen, in denen mehr als 5 Mitarbeiter mit einer Pleo Karte ausgestattet werden sollen, ist Pleo Pro eine optimale Variante. Pleo Pro kostet pro Nutzer monatlich 10 Euro.

Die Premium Variante wurde eigens für V.I.P. Pleo-Kunden entwickelt. Dabei handelt es sich zumeist um Großunternehmen. Die Preise für die Premium Variante werden von Pleo nicht allgemein festgelegt und kommuniziert. Wer sich für die Premium Variante interessiert, kann Pleo diesbezüglich direkt über die Webseite kontaktieren und erhält ein individuelles Angebot.

Die Konditionen von Pleo Essential im Detail

Das Pleo Karten- und Zahlsystem gibt es den drei Varianten Essential, Pro und Premium. Pleo Essential ist die Grundvariante mit dem günstigsten Preis und dem geringsten Leistungsumfang.

Mit zum Pleo Essential gehören bis zu 5 Mitarbeiterkarten. Dabei können ganz nach Bedarf sowohl virtuelle Karten, als auch physische Karten ausgegeben werden.

Wird mit der Karte gezahlt, werden Händler, Kategorie und der Betrag automatisch über die App erfasst. Auch Belege können mit Pleo Essential aus einem Gmail Postfach automatisch erfasst werden.

Eine komplette Übersicht über alle Daten erhältst du in Echtzeit. Die Essential Variante enthält mit der Pleo Pocket Funktion ein Feature, mit dem auch Ausgaben direkt über die App erfasst werden können, die nicht mit der Pleo Karte getätigt werden. Das können Bargeldzahlungen, aber auch Tagespauschalen oder private Ausgaben sein.

Die Essential Variante lässt sich mit den meisten gängigen Buchhaltungssystemen wie Xero, Fortnox oder e-conomic verbinden.

Die Konditionen von Pleo Pro

Die Pleo Pro Variante beinhaltet alle Leistungen der Essential Version.
Bei Pleo Pro kannst du so viele Mitarbeiter mit Bezahlkarten ausstatten, wie du möchtest.

Auch hier kannst du Limits für jede Karte festlegen und hast verschiedene Kontroll-Tools zur Verfügung, die dir alle Ausgaben mithilfe von Analysen und Berichten genau hinterlegen.

Sobald ein festgelegter Betrag überschritten wird, erhältst du eine Benachrichtigung. So kannst du die Ausgaben sofort überprüfen. Dabei hast du Einsicht in die Ausgaben deines Teams in Echtzeit.

Wie Pleo Essential lässt sich auch Pleo Pro mit fast allen Buchhaltungssystemen verbinden. Dabei hast du bei der Pro Variante noch weitere Personalisierungsmöglichkeiten wie zum Beispiel den direkten Import der MwSt.-Nummer.

Die Konditionen von Pleo Premium

Pleo Premium bietet ein Leistungspaket, das insbesondere auf größere Unternehmen und Großunternehmen zugeschnitten ist. Zum Leistungsumfang gehören alle Features der Pleo Pro Variante.

Pleo Konto Test
Quelle: pleo.io

Dazu steht den Unternehmen ein Account Manager bei allen Fragen rund um das Pleo Zahlsystem zur Verfügung. Das Onboarding wird bei Pleo Premium auf die speziellen Anforderungen und Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten.

Bevor das Pleo Premium Zahlsystem zur Nutzung im Unternehmen freigegeben wird, bietet Pleo eine Vor-Ort Schulung für alle Chefs und Mitarbeiter des Unternehmens, die mit Pleo arbeiten sollen.

Mit Pleo Reclaim kann Mehrwertsteuer, die das Unternehmen im Ausland entrichtet hat, schnell und einfach zurückgefordert werden.

Optional kann zu Pleo Premium ein Reiseversicherungsschutz hinzugebucht werden. Diesen bietet Pleo in Partnerschaft mit der AXA Versicherung an.

Der Eröffnungsprozess

Bevor du dich endgültig entscheiden musst, ob Pleo für dein Unternehmen infrage kommt, kannst du Pleo einen Monat lang kostenlos testen. Dazu musst du dich mit deiner Firmen-E-Mail bei Pleo anmelden.

Nach der Registrierung kannst du kostenfrei einen Monat lang ausprobieren, ob Pleo Essential oder Pleo Pro für dich infrage kommt.

Interessierst du dich für Pleo Premium, kannst du das Pleo-Team direkt über Pleo Webseite kontaktieren. Pleo unterbreitet dir dann ein individuelles Angebot.

Banking und Mobile Banking

Bei Pleo handelt es sich nicht um ein Geschäftskonto im eigentlichen Sinn. Das System besteht aus Prepaid Debitkarten, die du über dein bestehendes Geschäftskonto aufladen kannst. Die Karten sind mit der Pleo App verbunden, sodass du in Echtzeit alle Ausgaben, die mit den Karten getätigt werden, überprüfen kannst.

Die Pleo Karten können wie jede Prepaid Kreditkarte zum Zahlen vor Ort oder auch im Internet genutzt werden.

Besonderheiten bei Pleo

Pleo App Übersicht
Quelle: pleo.io

Mit dem Pleo Zahlsystem kannst du Mitarbeiter mit Prepaid Karten ausstatten, mit denen sie alle für das Unternehmen erforderlichen Zahlungen wie Spesenabrechnungen oder Produkteinkäufe tätigen können. Aufgeladen werden die Karten per Überweisung vom bestehenden Geschäftskonto.

Trotzdem behältst du immer die Kontrolle über die Ausgaben deiner Mitarbeiter. Alle Kartennutzungen werden in Pleo automatisch katalogisiert und du kannst alle Ausgaben in Echtzeit nachverfolgen. Zusätzliche Tools zur Analyse der Unternehmensausgaben helfen dir bei der Finanzplanung.

Das Pleo System kannst du über eine DATEV-Schnittstelle direkt mit allen gängigen Buchhaltungssystemen verknüpfen. Das erleichtert die Arbeit und spart Kosten.

Die Pleo Zahlsysteme gibt es in drei Varianten. Wenn du dich mit deiner Firmen-E-Mail bei Pleo registrierst, kannst du die gewünschte Variante, mit Ausnahme der Pleo Premium Version einen Monat lang kostenlos testen, bevor du dich entscheiden musst.

Häufige Fragen zu Pleo

Was ist Pleo?

Pleo hilft dir dabei, deine Ausgaben besser im Griff zu haben und zu managen. Mitarbeiter können selbst geschäftliche Ausgaben, dank der Pleo Karten tätigen und für dich reduziert sich der buchhalterische Aufwand.

Für wen ist Pleo geeignet?

Pleo ist kein Konto im eigentlichen Sinne, sondern wurde für Unternehmen entwickelt, die nicht weiter Spesenabrechnungen und Belege sortieren wollen, sondern auf eine dezentrale Ausgaben Kultur setzen.

Wer steckt hinter Pleo?

Pleo ist ein dänisches Fintech-Startup, mit Sitz in Kopenhagen und London. Gegründet wurde das Unternehmen von Jeppe Rindom und Niccolo Perra - zwei echten Experten auf dem Gebiet der Fintechs. Pleo finanziert sich durch Venture Capital, von verschiedenen großen Geldgebern.

Unser Fazit

Pleo ist ein hilfreiches und praktisches Zahlsystem, mit dem du deinen Mitarbeitern ermöglichst alle Zahlungen, die sie im Auftrag des Unternehmens tätigen, direkt mit der Pleo Prepaid Karte zu zahlen.

Dazu kannst du für jede Karte ein individuelles Limit setzen.

Das verleiht den Mitarbeitern erheblich mehr Freiheit und du behältst jeder Zeit den Überblick über die Geschäftsausgaben. Mit dem Pleo Zahlsystem minderst du den Verwaltungsaufwand für Spesenabrechnungen, Reisekosten oder Einkäufe erheblich.

Dazu lässt sich Pleo problemlos mit allen gängigen Buchhaltungssystemen verbinden. Viele   administrative Tätigkeiten werden so automatisiert und völlig papierlos erledigt.

Damit bietet Pleo als einer der bisher wenigen Anbieter in Deutschland eine Komplettlösung für eine Vielzahl von Unternehmen an.

Auf dem deutschen Markt ist Pleo erst seit kurzem vertreten. Damit ist das dänische Fintech nach Dänemark, Schweden und Großbritannien nun in vier Ländern tätig. Insgesamt nutzen bereits mehr 5000 Unternehmen das Pleo Zahlsystem, wobei bislang die meisten Pleo Kunden aus Großbritannien kommen.

Das Zahlsystem von Pleo ist jedoch so durchdacht, praktisch, zeit- und kostensparend für Unternehmen jeder Art, dass wir nur empfehlen können, Pleo auch einmal für das eigene Unternehmen auszuprobieren.

Das ist bei Pleo sogar einen Monat lang kostenlos möglich, sodass Pleo auch für kleinere Unternehmen eine lohnenswerte Überlegung Wert ist.

Weiterführende Literatur

[1] https://www.pleo.io/

[2] https://www.pleo.io/de/customer-cases/airsorted/

[3] https://gruender.wiwo.de/pleo-daenisches-b2b-fintech-draengt-nach-deutschland/

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